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文 件 编 号
QB-QM-01
4.1文件管制程序
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章 节 号
4.1
版本
1.0
1.目的
   为了使所有质量管理制度于标准化之后所指定的文件与各类技术资料均能有效地管制，以确保各相关部门都拥有和使用正确且有效的最新版本的文件。
2.范围
    适用于质量文件及资料制，审，修，废作业的相关部门和人。
3.职责
  3.1本公司文件管制系统的规划由文管中心负责，经审查核准实施，其改废亦相同。
  3.2本公司文件管制作业，由各部门各自负责所掌管的文件及资料与建档等作业。
  3.3本公司质量体系文件制作职责依以下的权责区分实施：
       文件体系               制定                   审核                      批准
      质量手册       管理者代表或授权人员         管理者代表                   总经理
     部门工作手册           各部门                管理者代表                   总经理
   3.4外来文件如标准及客户图纸或技术资料由管理者代表负责取得与维护或转换成部门工作文件。
4内容
   4.1文件制订，修订及废止
     4.1.1依组织任务与管理之需要，由需求部门之申请人，进行文件制/修/废申请手续，经管理者代表审查后，上报总经理核准后，由需求部门执行申请。
   4.2文件分发，回收
     4.2.1经颁布，发行之文件，需由发行部门以《文件发行总览表》依相关权责拟定之分发单位及数量，并影印适当份数，并请收文单位于《文件分发/回收控制表》上签收。
     4.2.2修订及废止时应由文件发行部门依文件分发记录回收旧版文件。回收时应注意数量及内容之完整性，并记录于《文件分发/回收控制表》。
     4.2.3交认证公司，顾问公司及本公司几何人员之参考类文件表示“文件参考”字样，而且此类文件不收回，修改亦不作通知。
   4.3文件保存及销毁作业
     4.3.1文件保存作业：经颁布发行之系统文件及程序文件的原槁均由文件拟制部门保管。
     4.3.2文件销毁作业：由各部门回收之旧版文件得由文件收发人员销毁或作“作废”标识。
   4.4文件之补发
     4.4.1文件份数不够时，得由使用单位主管进行文件增/补申请手续，经拟案部门主管审核后，办理补发，并履行文件分发手续。
     4.4.2文件使用单位之单位主管负有该部门文件保管之责任，文件若有遗失时，除按要求进行文件增/补申请手续中注明文件遗失之可能原因外，该增/补申请须管理者代表核准后可补发，则使用单位于申请补发之同时应缴回污损件。