（1） 社会责任因素已被识别、重要性已经评价；
（2） 有关活动的程序已被确定并得到批准；
（3） 有关活动处于全面监督之下；
（4） 程序文件更改处于受控状态。

1.4 适用性
社会责任管理体系文件应充分反映出公司活动的特点、公司规模、社会责任因素的类别、技术水平以及人员素质等因素。社会责任问题同时也是一个发展的问题，随着科学技术的进步、法律法规要求的强化，社会责任管理体系也反映出动态特性。为了达到持续改进的目的，确保体系的持续适宜性、充分性和有效性，必须充分考虑到社会责任管理体系需要不断跟踪法律法规要求及企业发展带来的新变化。

1.5符合性
社会责任管理体系文件内容应符合标准的要求，充分体现出"标准要求的要写到、写到的要做到、做到的要有效"。草拟的文件应经过充分的讨论和评审，以具备可操作性，并反映公司社会责任管理活动的客观需求。

  体系文件编写的步骤与技巧

　

2.1 体系文件编写的步骤

每个公司由于管理水平和人员素质各不相同，编写体系文件的步骤可能各不相同，一般可以按以下步骤进行。
（1） 根据公司需要，开展初始评审，识别社会责任因素及重大社会责任因素，制订重大社会责任因素清单，编写社会责任初始评审报告。
（2） 根据社会责任政策、重大社会责任因素及技术经济可行性，确定目标、指标和管理方案。
（3） 根据SA8000标准要求编写程序，其中标有*的为标准要求的程序。
a) 法律法规及其他要求获取和更新程序；
b) 管理评审程序；
c) 员工培训程序；
d) *对内对外沟通程序；
e) 文件记录管理程序；
f) 应急反应与准备程序；
g) 运行监督程序；
h) 不符合项、补救及纠正行动管理程序；
i) 内部审核程序；
j) *童工救济行动程序；
k) *童工和未成年工教育程序；
l) *安全卫生管理体系；
m) 危害识别、风险评价与风险控制程序；
n) *供应商控制程序。

（4） 策划运行控制程序和作业指导书。应注意，为了确保重大社会责任因素，特别是重大安全卫生因素受到控制，避免发生重大劳动纠纷，减少工伤事故和职业病，应对每一个重大社会责任因素建立适当的管理方案和运行控制程序。
（5） 将上述各程序规定的部门职责，经补充完善后，提炼到管理手册相应的条款中。
（6） 将上述各程序规定的主要内容，提纲挚领地提炼到管理手册对应的要素中。
（7） 最后编写没有程序支持的管理手册中的要素，此部分应写得详细一些。

2.2 体系文件编写的技巧

编写社会责任管理体系文件可以按以下六条主线分头编写，一条线一个小组，每一条线中的手册、程序和作业指导书乃至记录格式都包含在内，这样可以避免前后重复和矛盾。