5.2.1.2公司对外发放的文件，如质量手册等，盖上“仅供参考”章，应同样在《文件发放、回收记录》的备注栏加以注明。发往外单位的文件发生修订时，公司不负责更新。
5.2.2文件的回收：
修订或废止文件时，应由行政部依《文件发放、回收记录》上的发行记录收回原发放份数，并记录于《文件发放、回收记录》上，加盖“作废文件”印签。回收的文件应有必要时作保留，不要保留可销毁或作废纸再利用。
5.3文件的保管：
5.3.1文件保管单位：原稿一律由行政部保存，发放的文件由各单位自行保存。行政部保存的原稿应有明细清单《文件存档销毁记录表》，并随时更新。
5.3.2回收或废止旧版文件时，各单位不得保留旧版，历次旧版文件或废止文件应在行政部保存。并加盖“作废文件”印签。
5.3.3现场使用的文件须置于作业场所，非现场使用的文件由各使用单位指定专人集中保管。
5.3.4各单位不得自行复印正式文件。若发现文件有残缺可直接与行政部调换。
5.3.5正式文件上严禁作任何标记或符号。
5.3.6行政部设专人管理文件，并将文件管理纳入内部质量审核项目中，以确保资料正确被使用。
5.4文件销毁：各单位回收或废止的文件统一由行政部进行。
5.5文件评审：
5.5.1文件评审每年进行一次，时间为每年的12月，由行政部组织，会同各相关单位和部门主管共同进行。
5.6外来文件的控制：
5.6.1各单位收获外来标准，规范等文件时应交由行政部编号保管，记录于《文件分类一览表》，并作“受控文件”标识。
5.6.2外来文件若有修订版本应同样交由行政部更新。控制作业在每半年一次的《文件分类一览表》审核时，同样注意对外来文件的作业，确保公司使用有效的外来受控文件。
6.0相关文件：
《质量安全记录控制程序》
7.相关表单：
《文件更改申请表》            gzhlQP-01-01
《程序文件修改记录》    gzhlQP-01-02
《文件发放、回收记录》    gzhlQP-01-03
《文件分类一览表》            gzhlQP-01-04
《文件存档销毁记录表》    gzhlQP-01-05
《文件借阅、复制登记表》gzhlQP-01-06