实验室的各类档案文件，一般都有几十到上百种，整理起来可谓千头万绪，那么如何将这些档案文件，分类、整理、保存，做到条理清楚呢？

       本文按照ISO17025的条款来将这些文件归类归纳，在实际工作中大家也可以结合自己实验室的实际情况，按照这种方法来管理实验室的文件。本文罗列的条款并不一定适合每个实验室，大家根据实际情况可以进行增加或删减。

一.组织

1.若是独立法人要求组织机构代码、营业执照、税务登记证（或者三证合一）；

2.若是法人授权形式的实验室，应有：法人单位及其法定代表人的授权书，保证检测工作质量的声明和承诺；

3.最高管理者的任命文件，关键人员的任命书，包括技术管理层人员或技术负责人（即管理者代表）、质量主管、各部门负责人、监督员、内审员的任命文件；

4.有关人员的授权书，包括检测报告批准人、提出“意见和解释”者、负责分包者、特殊类型样品检测者、特殊设备操作者、实验室公章使用保管员授权书；

5.准予上岗任职书，包括检测员、抽样员、样品管理员、资料档案管理员、仪器设备及其计量检定管理员、电脑程序编制者以及安全健康环保管理员。

6.人员的任职、授权、任命的撤换、调整文件；实验室的授权和其他资质文件证书。

二、管理体系

1.质量手册各版本的正本。

2.程序文件目录及各版本的正本。

3.作业指导书目录及各版本的正本，适合时可分为：制样规程、检测细则、仪器设备操作规程。

4.规章制度、公章使用管理制度、检验收费制度、三废处理制度以及实验室服务标准、员工守则、检测完成时限规定等。

5.实验室资质认定有关标准、准则有效版本。

6.质量记录、质量计划目录及各版本有效正本的空白样张。

三、文件控制

1.受控文件发放/回收/销毁记录。

2.受控文件变更/修改/增补记录。

3.受控文件停用/启用/替换记录。

4.文件定期评审记录。

5.磁盘、光盘目录。

6.技术书刊、工具手册目录。

四.要求、标书和合同的评审

1.常规例行的检验委托合同。

2.大宗客户的长期持续检验委托总合同或协议书，及其评审记录、合同、修改记录。

3.特殊的（新的、复杂的、重要的、先进的）检验委托合同书，及其评审记录，与客户讨论的记录，再评审记录，以及合同修改记录、通知书。

4.口头委托检验记录。

五.检测和校准的分包

1.分包检验：合格分包方的名录及其注册资料，分包协议书，在有分包检验项目任务时，即时发出分包检验委托函件，分包方出具的检测报告。

2.被分包检验：其他实验室分包给本实验室的分包协议书， 发来的分包检验委托函件，本实验室出具的检测报告、副本及其整个检验过程的记录原件。

六.服务和供应品的采购

1.合格服务方：计量检定/校准、建筑装修，设备维修，环境条件测试等机构的名录及资质证明文件，服务机构的评价记录。

2.供应品的采购、验收：供应品和消耗品合格供应商名录及其资质证明文件；

3.供应品和消耗品的采购计划、审批记录；

4.供应品、试剂、消耗材料的符合性检查证实记录；

5.重要物品，供应商的评价记录。

七.服务客户

1.服务记事：陪同客户合理进入相关检验场所监视的记录， 帮助客户打包，发送验证用检品的记录；向客户对检测结果作出意见和解释的谈话记录。

2.客户访问：征询客户意见的调查表反馈函件，对客户意见汇总小结。

八.投诉

1.投诉（书面、口头）记录，调查处理记录及其纠正/纠正措施记录。

九.不符合检测和/或校准工作的控制

1.差错的发现、识别、建议处理、有效性评审记录；

2.纠正措施记录（适用时），检测结果差错统计记录（表）。

十.纠正措施

1.不符合项纠正措施记录（原因分析、选择、实施、监控、验证有效性），相应的文件修改记录，附加内审（适合时）记录。

十一.预防措施

1.潜在不合格项目的调研取证、分析、确定记录；

2.预防措施计划表，预防措施实施计划、验证记录，文件修改和提交管理评审的记录。

十二.记录的控制

1.记录（档案）卷宗目录及标识；

2.会议记录、研讨类会议记录。