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如何改善内部稽核训练

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您会遭遇哪些问题,又该如何因应? 
内 部稽核是现代管理系统标准的要求之一。质量管理系统ISO9001与ISO/TS 16949 在8.2.2节中要求:「企业组织应定期做好内部稽核..」。ISO/TS 16949进一步于 8.2.2.5内部稽核资格中提到:「企业应编制合格稽核人员可确认标准中所要求的规定。」同样地,环境管理系统标准ISO 14000在4.5.1节中要求应做内部稽核;信息安全管理标准BS 7799〔ISO 17799〕则要求信息安全管理系统中,至少一年做一次稽核,类似条文不胜枚举。
现况
一般企业很少安排员工参加外部训练课程,就算有,也只安排一两位。其中原因很多,可概括如下:
• 成本
• 员工可投注工作时间变少
• 公司内老鸟〔例如品管部门经理或主任〕的保护政策
训练质量
如果员工被送去上「内部稽核」课程,受训时间通常只有一到三天,大部分时间在阅读标准。企业主管总认定世界级训练课程或大师,不是太贵,就是请不到。一般课程都重在阅读与讲解规范,而不是讲解稽核技巧。很多内稽课程与ISO 9001-1994课程类似。
所有授课者应自问,是否真的改变稽核人员多少? 若只是阅读标准然后花钱在标准上,成效值得质疑。
选择内部稽核人员
选 择内部稽核人员并无法永远确保语言不是一个障碍。许多美国公司雇用的员工来自不同文化背景,说不同的语言,聚集在一起工作。不过起用的内部稽核人员,未必 说或了解企业内部的官方语言。选择方式的一个重大错误是从制造部门挑选,或更糟的,就只从品管部门选出。(注: 所选择的稽核人员应具有部门或过程代表性) 目前最大的问题是,似乎许多企业在选择内部稽核人员时,是根据一个问题:「现在谁最有空?」 (注: 公司应尽量培养较多的合格内部稽核人员, 每名只需稽核少量的过程而非全部的过程)
 
然而,ISO 9001:2000 要求企业应鉴别质量管理系统所需的流程及组织内的实务应用 (1.2 小节)。企业应诚实自问是否内稽人员在教育背景、技巧及经验上是否适任。
注意「培训训练者」观念
认 为「培训训练者」就是送一个人去上相关主题课程,是现代管理主要的错误观念之一。为确保有足够的内部稽核人员,许多企业找受过外部训练的稽核人员来当讲 师。在同一企业中,这种方法历经数代仍不断被采用。我们都知道传声筒游戏。这个游戏是第一个人把听到并理解的句子传达给第二个人,第二个人再传给第三个 人,传到最后一人时,最有趣的是比较最后一人所听到的,与第一个人所听到句子有何差别。当它是游戏时,很有趣;但当一个企业期望而且必须在越趋竞争激烈的 国际市场上求生时,实行这种方法,则显得有风险。

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