1.          目的


对与质量管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用文件的有效版本。


2.          适用范围


适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。


3.          职责


3.1  总经理负责批准、发布质量手册和程序文件汇编。


3.2  管理者代表负责审核质量手册和批准程序文件。


3.3  办公室负责体系文件的发放和管理。


3.4  技术部负责技术文件和资料的编制、送审后发放、更改和管理。


3.5  质控室负责质量管理体系文件的组织编制、校核、评审、修改、换版和解释。


3.6  各有关部门负责各自部门的专用文件及资料的管理。


4.          工作程序


4.1  文件和资料的编写及编号


4.1.1  质量手册和质量管理体系程序文件由质控室在管理者代表领导下组织编写。


4.1.2  技术文件和资料由技术部负责编写，包括：产品标准、产品图样、工艺文件、作业指导书、检验和试验规范、采购文件、设备维护操作守则等。


4.1.3          其他与质量有关的管理文件由相关部门负责编写。


4.1.4  产品图样、技术文件按《设计资料管理制度》进行编号；质量文件、


管理文件按《资料编号、存档制度》进行编号。


4.2                  文件和资料的审批


4.2.1  质量手册由管理者代表审核，总经理批准，程序文件由有关职能部门负责人审核，管理者代表批准。


4.2.2  技术文件中产品标准、产品总图和工序控制大纲由总经理批准，其他由技术部负责人批准。


4.2.3          其他管理文件由相关部门负责人批准，公司级文件由总经理批准。


4.3  文件和资料的发放


4.3.1  质量体系文件分为“受控文件”和“非受控文件”，受控文件目录由质控室提出，管理者代表批准。


4.3.2  受控文件发放时由文件管理人员填写《体系文件发放登记表》，同时在受控文件封面加盖“受控”印章，并注分发号。非受控文件只进行编号。


4.3.3  技术文件和资料发放时由文件管理人员填写《文件和资料发放、回收记录》。


4.3.4  对质量管理体系运行起重要作用的场所，必须使用有“受控”标识的体系文件。


4.3.5  文件领用人需在相应《文件发放登记表》上签名领取。非受控文件一次性发放，不予跟踪更改。


4.3.6  受控文件丢失，领用人须写出书面报告，经部门领导和文件管理部门批准重新办理领用手续，文件管理人员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失的文件分发号作废。


4.3.7  因破损或换版重新领用的新文件，分发号不变，同时收回相应的旧文件。


4.4  文件和资料的更改


4.4.1  质量手册由质控室组织更改，填写《文件和资料修改通知单》，经管理者代表审核。总经理批准后，由质控室发放和更改，并保留更改内容的记录。