保证所有使用者手中持有相应文件的有效版本；
保证现场使用的所有文件为最新版本，根据发文件登记及时收回及发放新版文件（参见案例4－3 文件归档与发放登记）。
c. 程序文件的更改
文件更改应有修改状态标识；
文件更改一般由原审批职能部门或人员进行审核、批准；
更改文件应由申请人提出申请办理有关手续（文件修改申请单）；
文件更改的生效日期要明确；
对更改的内容应明确并及时地传达到文件的使用者（可利用修改记录及修改通知书等方式）；
文件经多次更改可重新印发，更换版本（参见案例4－4 文件更改审批手续）。
d. 程序文件的回收
根据发文登记，及时更换或撤回作废文件；
作废文件应明确的标识（可加盖作废章）；
需保留的作废文件，应明显的标识，隔离保存于规定的地方。
e. 程序文件的控制方法
“受控”文件
—“受控”一般是指受控到更改的控制；
—“受控”文件应在文件发生更改时能全部追溯到使用者；
—受控文件一般仅限于组织内部，但也有时可能涉及到外部文件（如外协加 的某些规格、图纸等）；
—程序文件属受控文件。
文件编号
—每份文件有唯一的编号，便于识别文件并对其进行控制；
—编号方式无规定，但同一组织内应使用统一编号方式（参见案例4－5文件编号方法）。
· 受控印章及分发号码
—受控文件发放时加盖红色或蓝色受控印章，防止复印件的流传造成文件失控；
—需转发的文件，也应由转 发部门复制后加盖印章；
—分发号码标记在文件上，发文件时进行登记签名领取，根据分发号码可追溯到每份文件的使用人。
· 文件清单及个性状态
—制定文件清单，随时发布最新文件修改状况；
—采用活页装订文件，便于文件修改；
—每页的修改状况可采用修改码或修改状态进行标识；
—同一版次的文件，不同的页码可有不同的修改状态；
—多次或 多处修改的文件可改版重新发布（版号或版序改变）参见案例4－6文件修改状态与版序的表示方法。
· 文件发放控制
—文件领用人应进行发文登记，签名领取；
—文件修改时文件管理人员应根据发文登记追踪每份文件及时修改；
—作废文件亦根据发文登记撤回；
—文件破损、遗失均应办理相应的申请手续才能补发；
—需扩大文件使用范围、增补文件时，严禁自行翻印复制，应由文件管理人员统一制作，加盖受控印章，登记发放（参见案例4－7文件领用审批单）。
f. 专项质量计划（附表5.12）
本项目质量计划是针对某一种产品而编制的，此处列出了部分内容，有关的技术要求参数非真实数据，该质量计划包括了该产品质量形成全过程的质量控制要求，是典型的产品质量计划。